كل يوم ، يتم إرسال 183 مليار بريد إلكتروني إلى العالم. سنخبرك عن كيفية التأكد من عدم ضياع رسالتك في الكتلة العامة. وحتى أن المستلم لم يرسله إلى السلة فحسب ، بل استجاب له بشكل إيجابي. قواعد كتابة خطاب عمل ستكون مفيدة للجميع. بدون استثناء. كيف يجب على الرسالة أن تبدأ؟
من الضروري البدء تقليديًا: "عزيزي إيفان سيرجيفيتش ، مرحبًا!" كانت هناك حالة عندما غيّرت شركة واحدة كبيرة في مراسلتها الجاذبية الكلاسيكية "الأعزاء" إلى "الأعزاء". وعلى الرغم من أن النداء العاطفي أصبح أكثر دفئًا ، إلا أن الشركاء كانوا يقظين. في أي حال من الأحوال لا تستخدم عبارة "وقت جيد من اليوم" كتحية - أولا ، لا أحد يتحدث في الحياة ، وثانيا ، قد تحصل على الانطباع بأنك لا تهتم عندما يتم استلام الرسالة.
هل يمكنني استخدام حروف ابتسامة؟
إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص غريب وهي ذات طبيعة تجارية ، فإن الوجوه الضاحكة يمكن أن تخلق شعوراً بالألفة في المرسل إليه. في الرسائل غير الرسمية الموجهة إلى الزملاء ، لا يتم حظر الوجوه الضاحكة. ومع ذلك ، إذا كانت هناك معلومات في الرسالة التي قد يحتاجها المدير التنفيذي لشركتك في يوم ما ، فكر في ما إذا كنت تريد أن يمسك الطرف المبتسم بعينه؟
كيف لا تسمح للمشاعر السلبية تؤثر على نغمة الحروف؟
عندما تكون غير راضٍ عن شيء ما ، ولكنك لا ترغب في قطع العلاقة مع الجاني عن مظهر المشاعر السلبية ، لكنك ستجري حوارًا بناء معه ، فلا ترسل الرسالة على الفور. لنقرأ النص إلى زميل غير مشارك في النزاع ، أو نرسله لاحقًا عندما يمكنك كتابة خطاب محايد بنبرة.
ما هي الحالات التي يجب عليك تحديد الحروف بها؟
يجب أن تحتوي الرسالة دائمًا على مظهر. هذا يعطي رسالة الحالة ويحفظ في كثير من الأحيان من الدخول في البريد المزعج. يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ورفيعًا ليشير إليك أو إلى موضوع تعاونك مع المرسل إليه. على سبيل المثال ، إذا قابلت عميلاً في مؤتمر أو منتدى أو معرض ، فمن المنطقي أن نفترض أنه سيكون هناك الكثير من الرسائل في صندوقه مع موضوع "العرض" أو "التعاون". لذلك ، ذكّره بشكل أفضل باسمك أو اسم شركتك. وإذا كنت تعرف منذ فترة طويلة ، في موضوع الرسالة تشير إلى موضوع العمل الجماعي أو مناسبة المراسلات: "مسألة ..." ، "تعليق حول ..."
هل يميل إلى الانتقال من اللغة الرسمية إلى غير رسمية؟
إذا تلقيت خطابًا مكتوبًا بنبرة تجارية صارمة ، فعليك الإجابة عنه بنفس الطريقة. إهمال هذه القاعدة من كتابة رسالة العمل لا ينبغي أن يكون.
تظهر التجربة أن الانتقال من لغة رسمية إلى لغة غير رسمية في المراسلات التجارية يؤدي غالبًا إلى تفاعل غير فعال. سيكون من الصعب عليك مناقشة المسائل التجارية وتشجيع الشركاء على الوفاء بالتزاماتهم إذا أصبح اتصالك معهم أمرًا وديًا. تساعد اللغة الرسمية على الحفاظ على المسافة وحل المشكلات بفعالية. يساعد النمط الرسمي على أن يكون صحيحًا أولاً وقبل كل شيء في بياناته الخاصة ، مما يؤدي إلى نتائج أفضل.
هل هناك طريقة لاعتماد العنوان سريعًا لإرسال الإجابة؟
بدلاً من الكتابة في الموضوع "بشكل عاجل" أو "على الفور" ، من الأفضل أن تحدد في نص الرسالة الإطار الزمني المحدد الذي ترغب في تلقي إجابة عنه. على سبيل المثال: "أطلب منكم الرد حتى هذا التاريخ" أو "أطلب منكم جادة إبلاغكم بقراركم في موعد لا يتجاوز هذا التاريخ. لا تحاول تسريع العملية بإخبار المرسل إليه أن يتوقع الإجابة: "آمل الحصول على موافقتك" أو "أتوسل بالإجابة بالإيجاب". امنح الشخص الفرصة للتفكير لنفسه.
في أي حالة ، هل تستخدم هام؟
يجب استخدام هذه الأداة فقط عندما تكون الحالة المذكورة في الرسالة ملحة ومهمة للغاية ليس فقط بالنسبة لك ، ولكن أيضًا بالنسبة إلى المرسل إليه. هل تعتقد أن جميع الحالات هي مثل هذا؟ ضع علامة على جميع رسائلك الإلكترونية مع علامات حمراء وعلامات تعجب - خاطئة. تذكر القصة الخيالية عن الديك والذئب: عندما تحتاج حقا إلى قراءة رسالة على الفور ، سيتم تجاهلها.
كيف تكتب بشكل صحيح مكتوبة في أي خطأ يحتوي على؟
إذا اضطرت إلى رفض شيء ما ، فلا تبدأ الرسالة ببيان الفشل. اشرح باختصار أسباب قرارك وأوضح أنه في بعض الظروف ، من الممكن العودة إلى النظر في الأمر. نشكرك على الاهتمام الذي أبديته ، وأعرب عن أسفه لمثل هذه النتيجة للحالة وإنهاء الرسالة بشكل إيجابي ، على سبيل المثال ، "أتمنى النجاح".
ماذا تفعل إذا كانت الرسالة طويلة؟
هيكل النص ، وكسره إلى فصول ، فقرات ، فقرات - وإلا فإن الرسالة الطويلة يصعب إدراكها. إذا تم تقديم المعلومات بقطعة واحدة متواصلة ، فعندئذٍ يبدأ السطر الثاني في فقدان الاهتمام بها. تبدو الصيغة المثالية لتجميع أحرف الإنترنت الكبيرة كما يلي: أحد الأفكار هو فقرة واحدة. من المهم أيضا تجنب الجمل المعقدة والعبارات الباهتة. من أجل الاستجابة بسرعة لرسالتك ، يجب أن يكون الشخص قادرا على فهم من أول ما يريده حقا منه.
كيف هو أفضل للاشتراك؟
الإجابة على الرسالة ، يكفي أن تشير في نهاية اسمك ولقبك. إذا بدأت المراسلات ، فبالإضافة إلى ذلك ، قم بالإشارة إلى موضعك ورقم هاتف الاتصال بك. باستخدام في بداية الرسالة نداء "عزيزي ..." ، لا تنتهي مع عبارة "تفضلوا بقبول فائق الاحترام". كتابة: "مع أطيب التحيات" أو "خالص تحياتي". الحصول على عدة أنواع من التوقيعات في الارسال واستخدامها اعتمادا على الوضع.
في قرية الجد.
• وفقاً لشركة الأبحاث Radicati Group ، يتم إرسال 183 مليار رسالة عبر الإنترنت كل يوم في العالم ، أي أكثر من مليوني حرف في الثانية.
• قدرت شركة كاسبرسكي لاب ، وهي شركة معروفة في مجال أنظمة مكافحة البريد العشوائي ، أن 80٪ من جميع الرسائل المرسلة في اليوم هي رسائل غير مرغوب فيها.
• وفقًا لوكالة جالوب ميديا ، فمن بين 70 مليون مستخدم مسجل لنظام بريد mail.ru ، يقوم ما يقرب من 8 ملايين شخص بفحص صندوق البريد الخاص بهم يوميًا.
• يتم إرسال معظم الرسائل غير المرغوب فيها من الولايات المتحدة وروسيا وبولندا.
• الموضوعات الأكثر شيوعًا للإعلان غير المصرح به ، والتي يتم إرسالها عن طريق البريد ، هي الأدوية والمعارف.